URGENSI KESEKRETARIATAN DALAM PROSES PENYELENGGARAAN TUPOKSI PENGADILAN

Oleh: JUANG SAMADI, S.Pd

Sekretaris PN Tilamuta

Kesekretariatan merupakan Layanan Pendukung dalam  organisasi Pengadilan yang mempunyai fungsi memberikan Suport terhadap kegiatan Layanan Utama baik itu kaitannya dengan segala kebutuhan Sarana dan Prasarana kerja, data maupun informasi, urusan  administrasi juga kaitan dengan layanan kesejahteraan Pegawai serta hak-hak kepegawaian lainnya.  Fungsi Suporting unit ini menjadi sangat dibutuhkan     dalam  rangka pencapaian tujuan   organisasi Pengadilan karena hal tersebut   tidak lepas dari kebutuhan mendasarnya terhadap   lingkup kegiatan yang diperankan oleh Kesekretariatan.

Dalam konteks upaya pengembangan organisasi dibutuhkan diagnosis, yang tidak lepas dengan  data   untuk mengetahui gejala yang muncul sebagai  bahan  pertimbangan dalam  menentukan  langkah-Iangkah terapinya.  Ketersediaan  analisis  data     dan  informasi,  yang kesemuanya  diolah    secara  komputerisasi  membutuhkan  Sumber Daya Manusia (SDM) yang mampu dalam pengelolaan data, meliputi: menghimpun,  menqolah,  mencatat,  memelihara  dan  menyimpan. Untuk   itu   pengelolaan   terhadap   sistem   administrasinya,   serta pengembangan kemampuan SDM pada unit tersebut perlu mendapat perhatian. Manajemen terhadap SDM tidak   saja pada kemampuan dalam  hal  pendataan    tetapi juga  faktor  kemampuan yang  terkait dengan  etika  pelayanan  kepada  pihak  yang  membutuhkan  serta kemampuan  public  relation. Dalam  hal  ini  perlu  membuat  stadard penilaian kinerja (performance appraisal), yang   dipengaruhi   faktor lingkungan  internalleksternal  organisasi,  yang  terdiri  dari:  societal, lega/, economic,  technical, physical.

Ketika kita kembali kepada konsep organisasi secara umum maka kita menemukan sebuah pemahaman bahwa organisasi merupakan wadah kegiatan usaha kerjasama manusia dalam  mencapai tujuan  yang telah ditentukan. Tujuan tersebut  tertuang dalam misi maupun visi yang dicanangkan dan telah  dirumuskan sebagai  orientasi  organisasi  untuk

mensejahterakan seluruh anggota yang ada di dalamnya. Kesejahteraan tidak  saja  untuk  para pemimpin level atas maupun bawah, namun kesejahteraan juga  untuk keseluruhan anggota  dari jajaran atas sampai level tingkat bawah. Sesungguhnya  sumber   daya  manusia (SDM) dan elemen yang ada dalam organisasi  mempunyai  peranan dan kontribusi yang berarti dalam pengembangan organisasi (PO).

Secara definitif PO merupakan peningkatan efektivitas dan kemam- puan organisasi untuk beradaptasi dengan kondisi dan tuntutan ling- kungan yang selalu berubah. Beberapa ciri PO yang efektif menurut Sondang Siagian (2002) meliputi: 1) PO merupakan  suatu  strateqi yang terencana dalam  mewujudkan perubahan organisasi, yaitu melalui diagnosis   yang tepat tentang wilayah permasalahan,  2) PO harus berupa kolaborasi      antar   berbagai   pihak yang akan terkena  dampak perubahan yang akan terjadi, 3) Penekanan cara-cara  baru.

Dari  pengertian  di atas maka keberadaan   kesekretariatan dalam rangka melakukan pengembangan organisasi perlu penyesuaian/perubahan yang berkaitan dengan   manajemen unit-unit lain maupun  perubahan  strategi organisasi.

Elemen-elemen  dalam organisasi, yang meliputi: SDM, mesin-me- sin/perangkat lunak,   material bahan sumber keuangan, metode, distribu. si dokumen  secara sinergi  melakukan  fungsinya  untuk  menghasilkan output ataupun mengarah  pada pencapaian tujuan organisasi. Untuk itu keberadaannya  memerlukan  pengelolaan  dalam fungsinya rnemberikan   pelayanan. Fungsi pelayanan tersebut  menjadi  bagian  kerja  ke- sekretariatan.  Eksistensi  kesekretariatan dalam organisasi termasuk organisasi Pengadilan adalah untuk  melayani  tujuan  pokok  organisasi  yang  mana  telah  ada  dalam visi/misi  organisasi.  Seperti  dikatakan Yusnl Ihza Mahendra,  (KapanlagLcom)  bahwa  Sekretariat melaksanakan fungsi memberi dukungan staf dan  pelayanan admini nistrasi. Sehingga fungsi  pelayanan atas keseketariatan menjadi penting artinya bagi pengembangan  organisasi  karena  dalam  upaya  pengembangan organisasi memerlukan data untuk diolah menjadi informasi  yang akurat dan selanjutnya menjadi masukan   bagi   pimpinan   atau   pihak yang membutuhkan dalam pengambilan  keputusan.  Dengan  kata  lain bahwa peran  kesekretariatan  mem- berikan pelayanan terhadap manajemen dalam organisasi Pengadilan.  Oleh karena itu dipertukan usaha    serius  dalam pengelolaan sistem informasi manajemen yang berproses dalam mekanisme penyelenggaraan organisasi.

Secara praktis dalam organisasi Pengadilan ada  dua  Layanan yang bisa dipisahkan antara:   1) Layanan Utama, 2) Layanan  Pendukung. Layanan Utama  artinya   kegiatan-kegiatan yang  secara  langsung  berkaitan dengan tujuan  organisasi.  Misatnya: pekerjaan pokok perusahaan  adalah memproduksi untuk menghasilkan barang/jasa, perguruan tinggi pekerjaan pokoknya adalah melakukan proses pembelajaran  untuk menghasilkan lulusan  dan  mengembangkan pegawai. Sekretariat  merupakan  pekerjaan yang melekat pada upaya pencapaian tujuan organisasi, yaitu berfungsi pelayanan terhadap pekerjaan pokok. Dalam teknisnya justru pekerjaan   unit kesekretariatan  yang akan juga  menentukan  keberhasilan pekerjaaan pokok tersebut.

Keseluruhan  pencapaian tujuan  sangat terkait  pula dengan  ketersediaan sapras kerja dan  Penyelenggaraan Anggaran serta berjalannya  mekanisme informasi yang dikelola oleh fungsi kesekretariatan  untuk  dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

Kembali pada pengertian   secara   umum    kesekretariatan    adalah      hal-hal   yang terkait  dengan   tulis  menulis   di  kantor,   yang   meliputi   seluruh   aktivitas kantor.  Adapun   aktivitas   kantor  meliputi    berbagai    unsur    administrasi yang   meliputi      bidang:   organisasi, manajemen,    kepegawaian,    informasi,    keuangan,     perbekalan,      relasi publik   (humas).    Pengelolaan   terhadap  aktivitas   kantor  disebut  sebagai manajemen     kantor.    Oleh    George Terry  dalam  The  liang   Gie  (1996:4) dikatakan     bahwa:     ‘Offlce    management can be defined as the plan- ning,  controlling  and  organizing   of office   work   and  actuating     those performing   it so as  to achieve pre- determtned obyektives.  It deals with the live cycle of business information and data from  their creation through their  maintenance,   distribution  and retention,   if of permanent  value, of destruction if obsolete.Mills, Geoffrey,   et.all.  (2002)   menjelaskan terminologi  terhadap  administrasi kantor   yakni   bahwa   kantor adalah tempat  apapun dimana  pekerjaan administrasi  dilakukan, walaupun disebut  dengan  nama  lain,  misalnya Oepartemen  Akuntansi,   Ruang  Korn- puter,  atau  Balai  Kota.  Sedang  yang disebut  manajer  kantor  atau  manajer administrasi berarti orang yang bertanggung jawab atas seluruh fungsi kantor  dari  suatu  perusahaan atas sebagian besar fungsi tersebut

Eksistensi fungsi kesekretariatan ada  pada  semua  level  organisasi.   Fungsi sekretariat bertanggung jawab kepada seluruh kebutuhan pelayanan   administrasi terhadap fungsi pokok, yakni memberikan informasi yang dibutuhkan. Dari pengertian tersebut maka kedudukan kesekretariatan     sesungguhnya mempunyai hubungan yang berarti dengan fungsi manajemen.    Manajemen kantor,    pemeliharaan    data, distribusi  retensi  serta  pemusnahan data.  Oleh  karena  ltu  keberpihakan eksistensinya      harus   mendapatkan pernanan  yang  proporsional    dengan fungsi-fungasi   lain dalam  sebuah organisasi.   Meskipun   kesekretariatan tidak  berurusan  secara  lang sung dengan  persoalan   substansi  dan  organisasi  tetapi   dukungan tehadap   substansi   sangat  dibutuhkan  dan  urgent   dalam   pencapaian tujuan.  Oleh  karena  itu manajemen terhadap  sistem  kesekretariatan   perlu  pengelolaan yang serius  untuk  pengembangan   suatu  organisasi.    Karena   sesungguhnya keberhasilan,  tujuan  pokok orientasi  organisasi   dan  pengembangannya     tidak   lepas  dan   penanganan kesekretariatan  menuju pada orientasi  yang dicitacaakan dalam organisasi.

Ketika organisasi akan melakukan  pengembangan  pegawai dalam   rangka   peningkatan kompetensi misalnya: diperlukan    data   yang terkait dengan    riwayat    pekerjaan para pegawai, data kinerja kepegawaian, data proses penyelenggaraan organisasi, data perluasan  job   diskripsi   serta  data lainnya.  Data tersebut hari demi hari akan   bertambah    sehingga    untuk kepentingan pengembangannya  perlu  penataan/pengelolaan   yang  profesional sehingga  dapat  menjadi sebuah   informasi    yang   siap   pakai, Penataan    tersebut     membutuhkan ketrampilan    pemeliharaan,    meng- olah data  dengan  penggunaan  program-program    komputerisasi    serta kemampuan     pegawai    memahami data itu sendiri  serta  pendistribusian dan penyimpanannya   Disamping itu dalam   memahami   data   diperlukan

pengetahuan    dan  wawasan  terkait dengan  konsep materi   data  sehingga  mampu  memproses   menjadi  informasi yang siap dibutuhkan.

Dalam     bidang     administrasi fungsi   kesekretariatan     merupakan bagian  dan  pekerjaan   kantor,  yang dalam konsepnya  disebut Tata Usaha.  Secara  definitif   pengertian  tata usaha (The liang   Gie,  1996) intinya adalah  pelayanan   keterangan-keterangan yang berwujud  dalam  6 pola kegiatan yaitu menghimpun,  mencatat, mengolah,  menggandakan,  mengirim,   menyimpan    bahan   keterangan  atau  informasi   yang  dibutuhkan  dalam  suatu  kantor.

Sesungguhnya   aktivitas  dalam unit    kesekretariatan      sangat    kompleks. Sehinggadiperlukan Manajemen kerja yang terukur, pola fikir serta budaya kerja yang baik.

Daftar Pustaka:

Ambar     Teguh     Sulistiyani.   2004. Memahami Good  Governance Da/am   Perspektif’   Sumbar Daya  Manusis.   Yogyakarta: Gava Media

Bautista1        etat,  1,993.  Introduction to Public  Administration  in  The Philippiness       A       Reader. Phifippin:       CoUege   of  Public Administration    Unwersity      of  The Philippines.