Oleh : Hasanudin, S.H., M.H., (Ketua PN Tilamuta)

Akreditasi penjaminan mutu Indonesia Court Performance Excellence (ICPE) merupakan ISO plus.  ICPE meliputi manajemen mutu ISO diperkaya dengan International Framework Court Excellence (IFCE), pelaksanaan reformasi birokrasi (RB), pembangunan zona integritas, standar pengawasan Badan Pengawasan MA dan standar penilaian Direktorat Jenderal Badilum tahun 2014.  Tampak substansi ICPE yang belum familiar hanya ISO, tetapi sebenarnya itu gampang dipelajari.

Pengalaman PN Tilamuta mengkonfirmasi bahwa tanpa konsultan, tanpa kemewahan dan tanpa sumbangan pihak lain tapi mampu meraih nilai excellent.  Sertifikat Akreditasi A dan Sertifikat ISO 9001 : 2015 telah diraih.  Padahal PN Tilamuta adalah pengadilan terpencil, yang keinginan maju selalu terkendala aspek man, money and material.

Akreditasi akan sulit, bahkan mahal bila malas belajar dan bekerja.  Biaya mahal muncul akibat pembayaran jasa konsultan.  Padahal penggunaan konsultan tidak akan optimal, karena konsultan yang digunakan konsultan ISO, sedangkan ISO hanya sebagian kecil dari akreditasi.  Akibatnya tetap banyak hal yang harus dipelajari dan dikerjakan sendiri.

Kriteria penilaian

Kepemimpinan (leadership) memberikan sumbangan besar terhadap kesuksesan akreditasi.  Setiap orang adalah pemimpin, tetapi tidak semua orang dapat menjadi pimpinan yang ideal.  Sering terjadi pimpinan tidak berfungsi sebagai pengarah/pengendali (driver).  Akibatnya fungsi sistem tidak optimal sehingga berimbas pada rendahnya kualitas pelayanan.

Nilai audit kepemimpinan maksimal 200 dari total 1000. Penilaian selebihnya dilakukan terhadap perencanaan strategis (score 100), fokus pelanggan  (score 200), sistem dokumen (score 100), sumber daya manajemen (score 100), proses manajemen (score 200) dan performance result (score 100).  Nilai excellent didapatkan bila mencapai score minimal 700.

Menerapkan akreditasi tidak perlu terjebak istilah-istilah di atas.  Aktifitas pengadilan telah meliputi tujuh kriteria akreditasi.  Penambahan dokumen hanya terkait manajemen mutu ISO.  Selebihnya telah berjalan, tinggal dilengkapi dan disempurnakan.

Langkah Menuju Akreditasi

Membangun sistem penjaminan mutu membutuhkan kekompakan, kerja keras, kerja sama, pengorbanan dan waktu yang tidak sedikit.  PN Tilamuta memulainya sejak Januari 2016 dan diaudit akreditasi oleh Tim Akreditasi Penjaminan Mutu (TAPM)-Badilum pada Oktober 2016.   Saat memulai, penulis adalah WKPN, tetapi karena jabatan KPN kosong maka memfungsikan diri sebagai top management.

Sebagai WKPN, melakukan perubahan merupakan beban psikologis tersendiri.  Saat itu penulis membulatkan tekad, dan memulai memetakan (mapping) potensi sumber daya.  Kekuatan, kelemahan dan resistensi akhirnya terpetakan.  Selanjutnya beragam langkah dilakukan agar semua kelemahan menjadi kekuatan.

Langkah-langkah pembenahan telah dilakukan di PN Tilamuta.  Sebagai wujud berbagi pengalaman, maka penulis mengelompokkan menjadi sebelas kegiatan.  Semua dapat dilakukan berbarengan, tapi langkah keenam hingga kesebelas seyogyanya dilakukan berurutan, yaitu :

Pertama pembinaan/sosialisasi terus menerus.  Pembinaan berfungsi memastikan semua hakim dan pegawai bekerja mewujudkan tujuan organisasi.  Komitmen pimpinan harus bertransformasi menjadi komitmen bersama.  Nilai-nilai pengabdian ditanamkan sehingga merubah budaya kerja (culture set) dan pola pikir (mind set).

Lebih baik pembinaan dilakukan terjadwal, misalnya di PN Tilamuta ditentukan panmud/kasub melakukan rapat/pembinaan dua kali dalam satu bulan, panitera dan sekretaris sekali dalam satu bulan, rapat bulanan sekali dalam sebulan.  Forum khusus pembinaan KPN terhadap pegawai sekali dalam sebulan dan terhadap hakim sebulan dua kali.  Tema pembinaan beragam, misalnya tentang moralitas, visi dan misi, renstra, akreditasi, administrasi, ataupun permasalahan hukum.  Tentu selaras quote “tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis” maka semua kegiatan tersebut terdokumentasi.

Kedua pelaksanaan RB. Hakekat akreditasi merupakan pelaksanaan RB. Langkah penerapannya dimulai dengan membentuk tim RB.  Sesuai Perpres No. 81 Tahun 2000 Tentang Grand Design RB, maka sasaran hasil utama RB meliputi peningkatan kapasitas dan akuntabilitas, organisasi yang bebas dan bersih KKN serta peningkatan pelayanan publik.

Ketiga pembangunan zona integritas.  Mengacu Permenpan No. 52 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pembangunan Zona Integritas, maka pembangunan dimulai dengan penandatanganan piagam pencanangan secara terbuka. Tujuannya agar semua pihak dapat memantau, mengawal, mengawasi dan berperan dalam program kegiatan RB, khususnya di bidang pencegahan dan peningkatan pelayanan publik.  Seyogyanya penandatangan piagam disaksikan oleh unsur masyarakat (perguruan tinggi/LSM), pihak kepolisian, kejaksaan, dan pihak pemerintah daerah.

Keempat pembenahan sarana pelayanan publik. Pembenahan dapat dimulai dengan menerapkan konsep 5 R (ringkas, rapi, resik, rawat dan rajin).   Sarana-prasarana harus rapi dan bersih.  Sarana yang belum ada diadakan.  Tidak harus mewah, tapi cukup membuat nyaman pengguna.  Misalnya meja pengaduan, meja informasi, ruang sidang anak, ruang ramah anak, ruang tahanan laki-laki dan perempuan, ruang penuntut umum, ruang advokat, ruang ibu menyusui, ruang mediasi, ruang diversi, ruang kaukus, ruang pengunjung berikut fasilitasnya, ruang tamu terbuka, ruang posbakum, sarana difable, tempat parkir pengunjung dan mobil tahanan, serta tempat merokok.

Pembuatan ruangan dapat disiasati dengan memanfaatkan ruang-ruang yang sudah ada.  Banner petunjuk pelayanan/penggunaan dan tanda-tanda arah dipajang di tempat yang mudah terlihat.  Bila DIPA mengalokasikan, lengkapi dengan televisi di ruang pengunjung, CCTV, tabung pemadam kebakaran ringan (apar) dan genset.  Tetapi bila belum,  maka segera lakukan perencanaan (strategic planning) pengadaannya.

Kelima pembenahan administrasi.  Acuannya Buku II Pedoman Administrasi Peradilan berikut peraturan-peraturan yang dibuat oleh MA maupun Badilum.  Tentu ini telah diterapkan dalam praktek sehari-hari, tetapi umumnya tetap banyak yang terlupakan.  Misalnya Sema No. 6 Tahun 2014 sering belum diterapkan dan meja informasi tidak sesuai Keputusan Dirjen Badilum No. 1586/DJU/SK/PS01/9/2015 Tentang Pedoman Standar Pelayanan Pemberian Informasi Publik.

Keenam pembuatan dan pengesahan dokumen penjaminan mutu.  Dokumen meliputi sasaran mutu, kebijakan mutu, moto, struktur penjaminan mutu, manual mutu, instruksi kerja (IK) manajemen mutu dan SOP tiap unit. Untuk efektifitas maka perlu dibentuk tim penyusun dokumen.   Penyusunan SOP berpedoman pada Persekma No. 002 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan SOP.  Seyogyanya tim penyusun SOP adalah unit yang bersangkutan.

Manual mutu atau panduan mutu berisi ruang lingkup sistem manajemen mutu, prosedur terdokumentasi, dan uraian dari interaksi proses-proses (business process mapping).  Badan peradilan umum telah memberikan contoh manual mutu, sehingga penyusunan tinggal menyesuaikan.

Perihal sistem manajemen bekerja dituangkan dalam IK atau SOP.  Tapi lebih baik menggunakan IK, karena SOP harus dalam format diagram alir bercabang (branching flowchart) sebagaimana ditentukan Persekma No. 002 Tahun 2012, sehingga menyusun IK lebih mudah daripada menyusun SOP.  Di PN Tilamuta terdapat 18 (delapan belas) IK, diantaranya IK manajemen representif, IK pengendalian dokumen, IK tinjauan manajemen, IK audit internal dan IK survei kepuasan pengguna.

Ketujuh pelaksanaan survei kepuasan masyarakat.  Survei Kepuasan Masyarakat merupakan pengukuran secara komprehensif kegiatan tentang tingkat kepuasan masyarakat yang diperoleh dari hasil pengukuran atas pendapat masyarakat dalam memperoleh pelayanan.  Pedoman survei terdapat dalam Permenpan No. 16 Tahun 2014 Tentang Pedoman Survei Kepuasan Masyarakat.

Kedelapan pelaksanaan audit internal. Lazimnya audit internal dilakukan oleh para hakim untuk tujuan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang ditetapkan. Audit internal berguna untuk bahan evaluasi dan perbaikkan atas pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

Kesembilan  pelaksanaan tinjauan manajemen.  Rapat tinjauan manajemen membahas evaluasi kesesuaian dan efektifitas pelaksanaan sistem penjaminan mutu.  Hasil survei kepuasan masyarakat dan audit internal harus menjadi pembahasan rapat sehingga diperoleh rekomendasi untuk perbaikannya.

Kesepuluh  audit oleh pengadilan tinggi (PT).  Sebelum dilakukan audit oleh TAPM–Badilum, maka harus meminta audit oleh PT.  Rekomendasi PT harus segera ditindak lanjuti.  Apabila PT menganggap pengadilan tingkat pertama memenuhi syarat untuk dilakukan audit akreditasi, maka dapat ditindaklanjuti dengan memohon audit akreditasi TAPM Badilum

Kesebelas audit akreditasi TAPM-Badilum. Semestinya dengan telah dilakukan audit internal dan pre audit PT, maka akan minim ketidaksesuaian.  Nilai A bila mencapai score 700-1000, nilai B score 500-699, nilai C score 300-499 dan nilai D score 0-299.

Penutup

Akreditasi penjaminan mutu bertujuan mewujudkan performa peradilan yang unggul (prima).  Pengalaman penulis, banyak hal yang perlu dikerjakan dan dibenahi, sehingga mempersiapkan akreditasi butuh waktu yang tidak sedikit.  Persiapan secara instan mungkin berhasil, tetapi menurut penulis akan gagal merubah budaya kerja (culture set) dan pola pikir (mind set).